Для выполнения запроса нужно щелкнуть кнопкой мыши на названии запроса. Появляется окно, в котором, обозначены название и тип запроса, его автор, срок сдачи. Разными цветами выделены поля для обязательного и необязательного заполнения, вычисляемые поля. Для выполнения запроса нужно заполнить предложенные поля. См. рисунок

Рис. Выполнение однострочного запроса

Рис. Выполненный однострочный запрос

После заполнения нужно щелкнуть на ссылку запрос выполнен. В этот момент ответы учреждения становятся доступны для анализа управляющей организации. Выполненный запрос автоматически переходит в ранг выполненные. Следует отметить, что даже в выполненный запрос можно вносить изменения до того момента, пока его не закроет Департамент для статистической обработки. Для внесения изменений нужно перейти по ссылке редактировать запрос, перевести запрос в активное состояние и отредактировать его. После этого еще раз нажать на ссылку запрос выполнен. Управление будет анализировать последнюю исправленную версию.

При ответе на многострочный запрос, появляется таблица, в которой можно заполнить неограниченное количество строк. Каждую строку можно удалить целиком, нажав на кнопку «х».

Рис. Выполненный многострочный запрос

При ответе на фиксированный запрос, появляется таблица, имеющая ограниченное количество строк. Ее нужно заполнить. Поля успеваемости заполняются автоматически.

Рис. Выполненный фиксированный запрос

Все выполненные запросы сохранены в ранге выполненные. Их всегда можно посмотреть.

Рис. Выполненные запросы в архиве

Учреждение на адрес электронной почты получает уведомление, что ему сформирован новый запрос. Заходя под своим логином и паролем, человек видит следующее окно:

Рис. Главное меню пользователя Учреждения.

В окне отражены:

• название ОУ,
• все активные запросы, их названия,
• от кого поступили запросы,
• к какому сроку их следует сдать,
• статус запроса (сделан или нет)

Пользователь может устанавливать количество видимых запросов на одной странице, осуществлять поиск запросов по дате, по названию или по автору.

Рассмотрим в качестве примера формирование фиксированного запроса о результатах мониторинга в текущем году. В итоге нужно получить данные по школам в следующем виде:

Таблица. Пример выполненного фиксированного запроса

Первый шаг. Введение общих параметров запроса.

Заполняется уже знакомый шаблон, в последней строке которого активизируется фиксированная таблица. Это значит, что при выполнении запроса учреждение будет только заполнять предложенную таблицу.

Рис. Создание фиксированного запроса. Шаг первый.

Второй шаг. Формирование полей запроса.

При формировании фиксированного запроса задаются не только названия колонок, но и фиксируются названия строк. Задавать строки и колонки можно в любом порядке.

Рис. Создание фиксированного запроса. Шаг второй.

Сначала заполним строки по порядку сверху вниз. Для этого вносим название в поле новая строка. Так как в одной строке русский язык затем следует подразделение на классы, следует обозначить ее как заголовок группы строк. Классы внести при активном поле обычная строка.

Рис. Создание строк фиксированного запроса. Шаг второй.

Аналогично добавляем вторую строку и разбиваем ее на ячейки.

1. Заполнив все строки, приступаем к формированию названий колонок. Эти действия аналогичны действиям при формировании однострочного и многострочного запросов. В появившемся шаблоне:

• вносим в поле «новое» название первой колонки таблицы – количество учащихся,
• активизируем поле заголовок группы ячеек,
• вносим названия ячеек – всего и участвовало,
• ставим галочки, так как поля обязательны для заполнения,
• задаем, что в ответе может быть только целое число.

Рис. Создание полей фиксированного запроса. Шаг второй.

2. Аналогично формируем колонку количество учеников, получивших, разбиваем ее на четыре дополнительные ячейки.

3. Последняя колонка будет содержать формулы, и заполняться автоматически. Важно проследить, чтобы все поля, используемые в формуле, представляли собой числа.

Рис. Создание полей фиксированного запроса. Шаг второй.

Примечание: если запрос будет (среди прочих) назначен школам, где нет десятых классов, то в соответствующих полях лучше снять галочку для обязательного заполнения.

При желании в таблице можно скрыть значение щелчком на квадратном поле. В ряде запросов одна информация касается девочек, а другая мальчиков. В таких случаях в таблице нужно будет применить прием скрыть значение.

Третий шаг. Назначение запроса учреждениям.

На третьем шаге запрос назначается выбранным учреждениям аналогично однострочному запросу.

Рассмотрим создание многострочного запроса на примере получения информации об учителях – участниках профессиональных конкурсов. В конечном итоге необходимо получить данные в таком виде:

Таблица. Пример выполненного многострочного запроса

Алгоритм действий тот же, что и при создании однострочного запроса.

Первый шаг. Введение общих параметров запроса.

Заполняется уже знакомый шаблон, в последней строке которого активизируется многострочный запрос. В графе подробное описание добавлено уточнение, что нужно предоставить информацию за последние три года.

Рис. Создание многострочного запроса. Шаг первый.

Второй шаг. Формирование полей запроса.

Рис. Формирование полей многострочного запроса.

Название учреждения появится в выполненном запросе автоматически, поэтому название первой колонки - ФИО учителя. Отмечено, что это обычная ячейка, ее заполнение обязательно и активизировано поле текст.

1. При формировании ячейки дата рождения нужно активизировать строку «дата». При выполнении запроса в данной ячейке появится календарь, в котором нужно будет отметить конкретную дату одним щелчком. При этом у всех учреждений формат даты будет единым. Если оставить активной строку «текст», то ответами будут «4.09.1967», «4 сентября 1967г.», «01.09.67» При этом каждый из опрошенных правильно ответил на вопрос, но обработать такие данные будет невозможно.

Рис. Формирование поля дата.

Колонки предмет и название конкурса создаем, активизируя поле текст.

1. Для формирования колонки уровень конкурса активизируем поле список и внесем в него конкретные значения: Федеральный, Региональный, муниципальный.

Рис. Формирование поля список.

При ответе на запрос у школы не будет других вариантов, что упорядочит полученную информацию, сделает возможность автоматически анализировать ее.

Рис. Поле со списком.

Последнюю колонку сформируем аналогично, предоставив возможность выбора значений только за последние три года.

Рис. Поле со списком дат.

Таблица сформирована. Она ничем не отличается от таблицы однострочного запроса за исключением одного: при выполнении запроса школа может внести информацию по нескольким учителям. Количество строк в таблице т.о. не ограничено.

Третий шаг. Назначение запроса учреждениям.

На третьем шаге запрос назначается выбранным учреждениям аналогично однострочному запросу.

Рассмотрим создание однострочного запроса на примере компьютеризации образовательных учреждений. В конечном итоге необходимо получить следующую таблицу:

Таблица . Пример выполненного однострочного запроса

После того, как все учреждения выполнят запрос, можно автоматически узнать общее количество компьютеров в городе и по районам, среднее значение показателя отношения учащихся на один компьютер и т.д.

Для создания запроса нужно щелкнуть на кнопку «+» (новый запрос) в главном окне сервиса.

Рис. Создание нового запроса.

В этот момент пользователь оказывается в окне, где можно создавать новый запрос. Любой запрос формируется в три шага:

Первый шаг: введение общих параметров запроса (название, автор, тип).

Второй шаг: формирование полей запроса

Третий шаг: назначение запроса учреждениям

Первый шаг. Введение общих параметров запроса.

Рис. Создание нового запроса. Шаг первый.

1. Заполняется поле Название запроса. Это должно быть краткое и емкое название, отражающее основную суть запроса. В нашем примере запрос называется «Компьютеризация ОУ»

2. Поле Подробное описание включает в себя пояснения, дополнительную информацию о важности запроса или предостережения от возможных ошибок. Это поле может оставаться пустым.

3. Автор запроса выбирается из списка имеющихся в базе руководителей отделов. Это тот человек, от чьего имени формируется запрос. Если руководитель заходит под собственным логином и паролем, то его имя выбирается автоматически.

4. Срок сдачи выполнения запроса задается следующим образом: при щелчке на пустом поле, появляется календарь, в нем выбирается нужная дата.

5. Щелчком мыши выбирается Однострочный запрос (он стоит по умолчанию)

6. Для продолжения работы кнопка «К второму шагу»

Примечания: До момента отправки запроса учреждениям всегда можно вернуться к первому шагу и внести какие-то исправления или дополнения.

Второй шаг. Формирование полей запроса.

Второй шаг является самым важным в создании запроса. От того, насколько корректно он составлен, зависит успешность его выполнения образовательными учреждениями и, что самое главное, возможность в дальнейшем обрабатывать полученные данные автоматически. Продолжим создание одиночного запроса на примере Компьютеризации ОУ. Щелкнув на кнопку, Ко второму шагу, пользователь видит окно, показанное на рисунке, и начинает формировать таблицу.

Рис. Создание нового запроса. Шаг второй.

1. В появившемся шаблоне вносим в поле «новое» название первой колонки таблицы. Не нужно в ней запрашивать название учреждения, т.к. оно появится автоматически при выполнении запроса. В нашем примере название первой колонки количество обучающихся, следовательно, в шаблон мы:

• вносим название ячейки,
• отмечаем, что это обычная ячейка (в ней нет подразделений на более мелкие),
• ставим галочку, так как поле обязательно для заполнения,
• задаем, что в ответе может быть только целое число. По умолчанию в шаблоне активизировано поле текст. Если его не изменить, то в ответ школа может написать «тысяча» и дальнейшая обработка данных будет затруднена.
• для создания новой ячейки нажимаем на кнопку Добавить новое поле. См. рисунок.

Рис. Добавление нового поля в запрос.

2. Вторая колонка сложная с подразделением на две ячейки. В данном случае, присвоив название ячейке, в нашем примере количество компьютеров, мы активизируем запись «заголовок группы ячеек». В этот момент она автоматически разбивается на две, каждую из которых нужно назвать и сообщить параметры ответов на них. См. рисунки.

Рис. Создание группового поля.

Рис. Изменение типов полей.

Если необходимо добавить третью ячейку в группе, нужно щелкнуть на кнопку Добавить новое поле при активном поле обычная ячейка.

Если необходимо еще раз разбить ячейку на две, нужно отметить ее в шаблоне, как заголовок группы ячеек.

Если необходимо добавить следующую общую колонку, нужно щелкнуть на названии группы ячеек и добавить новое поле.

3. При создании третьей колонки активизируем поле формула. Вводим формулу, заменяя названия ячеек на их буквенные значения. В нашем примере нужно общее количество учащихся поделить на общее количество компьютеров, т.о. наша формула имеет вид A/(B+C). Все символы формулы должны быть написаны латиницей. При выполнении запроса пользователь не будет вводить значение самостоятельно, оно появится автоматически при заполнении первых трех ячеек.

Рис. Изменение формулы для вычисляемого поля.

Примечание: формула будет вычисляться автоматически только в том случае, если значения используемых колонок заданы как числа (десятичные или целые). Если хотя бы одна из колонок задана как текст, значение высчитываться не будет.

Использование формул в таблице удобный инструмент, т.к. избавляет от лишних вопросов и ошибочно введенных параметров.

4.Рассмотрим формирование ячейки, где требуется либо утвердительный, либо отрицательный ответ. В нашем примере это ячейка доступ к сети интернет. В шаблоне необходимо активизировать строчку «да/нет». Это даст возможность получить в дальнейшем общую информацию о количестве школ, подключенных к интернету одним щелчком. Если оставить активным поле текст, то можно получить ответы: «да», «подключена», «должны подключить завтра». Это сделает статистический анализ невозможным.

Рис. Создание поля с выбором Да/Нет.

Сформируем ячейку, где для ответа требуется ввести текст. Например, ответственный за компьютеризацию. См. рисунок.

Рис. Создание текстового поля.

Примечание. Любая из ячеек может быть перенесена в пределах таблицы. Для этого нужно нажать на стрелку вправо или влево. После завершения формирования таблицы необходимо назначить запрос тем учреждениям, которым он предназначен, а значит, нажать на кнопку «К третьему шагу». При этом всегда можно вернуться к шагу 1 или шагу 2, если это необходимо.

Третий шаг. Назначение запроса учреждениям.

Третий шаг является заключительным этапом при формировании запроса. На нем необходимо выбрать галочкой те учреждения (группы учреждений), от которых нужно получить ответ.

Рис. Назначение запроса

Какие группы учреждений можно выбрать:

• все образовательные учреждения (активизируйте ссылку отметить все над таблицей)
• все учреждения города (для этого активизируйте поле город, расположенное над таблицей)
• все учреждения одного района ( активизируйте поле с названием района)
• только лицеи или гимназии города, и т.д.

При необходимости группы можно комбинировать друг с другом. Для отмены всех назначенных учреждений, активизируйте ссылку снять отметку со всех над таблицей.

В нашем запросе о компьютеризации ОУ мы назначили запрос всем общеобразовательным учреждениям. В таблице галочками автоматически стали отмечены школы, которые получат запрос и уведомление о нем на почтовый ящик.

Однострочный запрос сформирован. Последнее действие третьего шага – нажать на кнопку Создать запрос. В этот момент он становится виден выбранным учреждениям. На адрес учреждения высылается сообщение о новом запросе.